D’abord, on ne reprend pas la totalité des appels de fonds de copropriété. Il faut isoler les dépenses récupérables autorisées par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Ensuite, le propriétaire peut partir de la précédente régularisation, du budget prévisionnel et des comptes annuels de copropriété ; si la part récupérable n’apparaît pas clairement, il convient de la demander au syndic ou de vérifier les pièces justificatives.
Lorsque les charges sont provisionnées, elles doivent faire l’objet d’une régularisation annuelle, à la hausse ou à la baisse. Ensuite, un mois avant la régularisation, le bailleur communique notamment au locataire le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition.